Tutanak ne, nerede, ne zaman, kim, ne yapıldı sorularına cevap verir. Yorum değil gözlem yazılır.
Tutanağın bölümleri
- Başlık ve numara: "Olay Tutanağı" başlığı ve takip için sıra numarası.
- Tarih ve saat: Olayın başladığı ve fark edildiği saat ayrı ayrı.
- Yer: Lokasyon, bina, kat ve mümkünse kontrol noktası adı.
- Olayın özeti: Ne gördünüz, ne duydunuz; kronolojik sırayla.
- İlgili kişiler ve tanıklar: Ad-soyad ve iletişim bilgisi; kimlik bilgisi alındıysa nasıl alındığı.
- Yapılan işlem: Kime haber verildi, hangi saatte, ne müdahale yapıldı.
- Ekler: Fotoğraf, kamera kaydı saati, varsa ilgili belgeler.
- İmza: Tutanağı düzenleyen görevli ve varsa tanıkların imzası.
Yazarken dikkat edilecekler
- Gözlem yazın, yorum değil: "Şüpheli davranıyordu" yerine "kapı kolunu üç kez denedi" yazın.
- Saatleri net yazın: "Gece yarısı civarı" yerine "00:10".
- Kısa cümleler kurun: Her cümle tek bir olguyu anlatsın.
- Sonradan düzeltmeyin: Hata olursa üstünü çizip paraf atın, silmeyin.
- Hemen yazın: Ayrıntılar saatler içinde unutulur.
Örnek akış
Aşağıdaki örnek tamamen kurgusaldır ve yalnız yapıyı göstermek içindir:
Tarih/saat: 12.03, 02:40 (fark edilme) · Yer: B Blok, otopark -2, rampa kapısı · Özet: Rutin tur sırasında rampa kapısının aralık olduğu görüldü. Kapı kilidinde zorlama izi yok. Çevrede kimse görülmedi. · İşlem: 02:42'de vardiya amirine telsizle bilgi verildi, kapı kapatılıp kilitlendi, 02:55'te alan tekrar kontrol edildi. · Ek: Kapının fotoğrafı. · İmza: Düzenleyen görevli.
Tutanak ve devriye kaydı
Tutanakta "rutin tur sırasında" dediğiniz anın kaydı da olmalıdır. GuardWork'te devriye okumaları nokta ve saatle birlikte kayda geçtiği için tutanaktaki zaman çizelgesi devriye raporuyla desteklenir. Denetleme Form Yönetimi modülüyle kendi tutanak ve kontrol formlarınızı da şablon olarak tanımlayabilirsiniz. Modülü inceleyin.